SECRETARUL GENERAL AL UNITĂȚII ADMINISTRATIV-TERITORIALE

Secretarul general al unității administrativ-teritoriale are în subordine și coordonează activitatea Biroului agricol si amenajararea teritoriului si a compartimentului stare civila si resurse umane.

(l) Secretarul general al unității administrativ-teritoriale îndeplinește, în condițiile legii, următoarele atribuții:

1. avizează proiectele de hotărâri și contrasemnează pentru legalitate dispozițiile primarului și hotărârile consiliului local;
2. participă la ședințele ccmsiliului local;
3. asigură gestionarea administrative privind relația dintre consiliul local și primar, precum și între aceștia și prefect;
4. coordonează organizarea arhivei și evidența statistică a hotărârilor consiliului local și a dispozițiilor primarului; asigură transparența și comunicarea către autoritățile, instituțiile publice și persoanele interesate a actelor prevăzute la lit. a);
5. asigură procedurile de convocare a consiliului local și efectuarea lucrărilor de secretariat, comunicarea ordinii de zi, întocmirea procesului-verbal al ședințelor consiliului local și redactarea hotărârilor consiliului local;
6. asigură pregătirea lucrărilor supuse dezbaterii consiliului local și comisiilor de specialitate ale acestuia;
7. poate atesta, prin derogare de la prevederile Ordonanței Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 246/2005, cu modificările și completările ulterioare, actul constitutiv și statutul asociațiilor de dezvoltare intercomunitară din care face parte unitatea administrativ-teritorială în cadrul căreia funcționează;
8. poate propune primarului înscrierea unor probleme în proiectul ordinii de zi a ședințelor ordinare ale consiliului local;
9. efectuează apelul nominal și ține evidența participării la ședințele consiliului local a consilierilor locali;
10. numără voturile și consemnează rezultatul votării, pe care îl prezintă președintelui de ședință, sau, după caz, înlocuitorului de drept al acestuia;
11. informează președintele de ședință, sau, după caz, înlocuitorul de drept al acestuia, cu privire la cvorumul și la majoritatea necesare pentru adoptarea fiecărei hotărâri a consiliului local;
12. asigură întocmirea dosarelor de ședință, legarea, numerotarea paginilor, semnarea și ștampilarea acestora;
13. urmărește ca la deliberarea și adoptarea unor hotărâri ale consiliului local să nu ia parte consilierii locali care se încadrează în dispozițiile art. 228 alin. (2) din O.U.G. nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările și completările ulterioare; informează președintele de ședință, sau, după caz, înlocuitorul de drept al acestuia cu privire la asemenea situații și face cunoscute sancțiunile prevăzute de lege în asemenea cazuri;
14. certifică conformitatea copiei cu actele ofginale din arhiva unității administrativ-teritoriale;
15. alte atribuții prevăzute de lege sau însărcinări date prin acte administrative de consiliul local, de primar, după caz.

(2) Secretarul general al unității administrativ-teritoriale, comunică o sesizare pentru deschiderea procedurii succesorale camerei notarilor publici, precum și oficiului de cadastru și publicitate imobiliară, în a cărei circumscripție teritorială defunctul a avut ultimul domiciliu:

1. în termen de 30 de zile de la data decesului unei persoane, în situația în care decesul a survenit în localitatea de domiciliu;
2. la data luării la cunoștință, în situația în care decesul a survenit pe raza altei unități administrativteritoriale;
3. la data primirii sesizării de la oficiul teritorial, în a cărei rază de competență teritorială se află imobilele defuncților înscriși în cărți funciare înființate ca urmare a finalizării înregistrării sistematice. (3 Sesizarea prevăzută la alin. (3) cuprinde:
4. numele, prenumele și codul numeric personal ale defunctului;
5. data decesului, în format zi, lună, an;
6. data nașterii, în format zi, lună, an;
7. ultimul domiciliu al defunctului;
8. bunurile mobile sau imobile ale defunctului înregistrate în evidențele fiscale sau, după caz, în registrul agricol;
9. date despre eventualii succesibili, în format nume, prenume și adresa la care se face citarea.

• Atribuția prevăzută la alin. (3) poate fi delegată către persoana care exercită atribuții delegate de ofițer de stare civilă, prin dispoziția Primarului comunei Solesti la propunerea Secretarului general al unității administrativ-teritoriale.
• Primarul urmărește îndeplinirea acestei atribuții de către secretarul general al unității administrativteritoriale, sau, după caz, de către ofițerul de stare civilă delegat, în condițiile alin. (5). (6) Neîndeplinirea atribuției prevăzute la alin. (3) atrage sancționarea disciplinară și contravențională a persoanei responsabile.

Convocarea, organizarea și desfășurarea ședințelor ordinare ale Consiliului local al comunei Solesti

Convocarea ședinței ordinare a consiliului de către primarul comunei Solesti

Secretarul general al Unitatii Administrativ Teritoriale Comuna Solesti este responsabil de proces si efectueaza următoarele operațiuni:

1. Înregistrarea proiectelor de hotărâre în Registrul pentru evidența proiectelor de hotărâre, în baza referatului de aprobare al inițiatorului; transmiterea proiectelor de hotărâre, însoțite de referatele de aprobare și de alte documente de prezentare și de motivare, prin adrese semnate de către secretarul general al comunei Solesti și de către primar, compartimentelor de resort din cadrul aparatului de specialitate al primarului în vederea analizării și întocmirii rapoartelor de specialitate, precum și comisiilor de specialitate ale consiliului local (împreună cu rapoartele de specialitate), în vederea dezbaterii și întocmirii avizelor; nominalizarea compartimentelor de resort și a comisiilor de specialitate cărora li se transmit proiectele de hotărâre ale consiliului local, precum și celelalte documente, se face de către primar împreună cu secretarul general al comunei Solesti; odată cu transmiterea proiectelor de hotărâre se comunică și data de depunere a rapoartelor și a avizelor, avându-se grijă ca rapoartele compartimentelor de resort să poată fi transmise și comisiilor de specialitate înainte de pronunțarea acestora.
2. Verificarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor, astfel încât acestea să aibă toate semnăturile necesare, toate anexele, dacă este cazul, precum și să nu fie prinse mai multe în aceeași agrafă.
3. Sortarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor pentru ordinea de zi.
4. Întocmirea dispoziției de convocare și a proiectului ordinii de zi — cu specificarea inițiatorului proiectelor de hotărâre —, care este anexă la dispoziție.
5. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
6. Numerotarea proiectelor de hotărâre și a informărilor sau rapoartelor incluse în proiectul ordinii de zi a ședinței, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, precum și numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare proiect de hotărâre, informare sau raport cuprinse în proiectul ordinii de zi, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în partea stângă.
7. Redactarea proiectului ordinii de zi impreuna cu primarul comunei.
8. Redactarea dispoziției primarului de convocare a ședinței ordinare de consiliu, în câte trei exemplare originale, cuprinzâxl data, ora, locul ș: ordinea de zi a ședinței.
9. Contrasemneaza dispoziția a proiectului ordinii de zi, pentru contrasemnare, secretarului general al comunei Solesti.
10. Transmiterea dispoziției și a proiectului ordinii de zi, pentru semnare, primarului comunei Solesti.

1 1.      Ștampilarea dispoziției cu sigiliul primarului și înregistrarea acesteia.

12. Anunțarea consilierilor locali, prin S.M.S. sau e-mail, despre data, ora și locul ședinței ordinare, precum și despre locul și perioada de unde/când își pot ridica mapele de ședință, în termenul stabilit de
13. Comunicarea dispoziției și a proiectului ordinii de zi persoanei desemnate, în vederea afișării pe site-ul instituției si publicarea i_n monitorul oficial local.
14. Scanarea materialelor de ședință, inclusiv a dispoziției și a proiectului ordinii de zi, în format P.D.F.; predarea materialelor de ședință, în original, pe bază de semnătură de primire, compertimentelor din aparatul de specialitate al primarului, precum și serviciilor publice de interes local care le-au întocmit.
15. Realizarea mapelor de ședință ale consilierilor locali, prin inscripționarea C.D.-urilor/stick-urilor cu materialele de ședință inclusiv a dispoziției și a proiectului ordinii de zi.
16. Transmiterea materialelor scanate persoanei desemnate, în vederea postării acestora pe site-ul institutiei.
17. Includerea mapei de ședință, cuprinzând toate materialele scanate, inclusiv dispoziția și proiectul ordinii de zi, în arhiva electronică a serviciului.
18. Realizarea plicurilor în care sunt puse C.D.-urile/stick-urile care conțin mapele de ședință ale consilierilor locali, plicuri în care este inclusă și câte o copie xerox a dispoziției și a proiectului ordinii de zi.
19. Predarea, pe bază de semnătură de primire, a mapelor de ședință consilierilor locali.
20. Întocmirea, a listei de nrezență, cuprinzând toți consilierii locali, data și ora anunțului pentru ședință, data și ora ridicării mapei de ședință, semnătura pentru ridicarea mapei de ședință, prezența la ședința de consiliu, precum și vot nominal (dacă este cazul).
21. Redactarea adreselor de înaintare a proiectelor de hotărâre, însoțite de referatele de aprobare, rapoartele de specialitate și de alte documente de prezentare și de motivare, comisiilor de specialitate, pentru care acestea trebuie să elibereze un aviz (pczitiv sau negativ, precum și motivele/amendamentele stabilite).
22. Primirea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi.
23. Verificarea punctelor pnpuse pentru suplimentarea ordinii de zi, astfel încât acestea să aibă toate documentele și semnăturile necesare, toate anexele, dacă este cazul, precum și să nu fie prinse mai multe în aceeași agrafă.
24. Materialele care conțin pagini față/verso sunt xeroxate astfel încât să conțină numai pagini față, iar planșele tip A3 sunt micșorate în pagini A4.
25. Numerotarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi a ședinței, prin menționarea, pe prima pagină, în partea de sus, a numărului de ordine și a datei ședinței de consiliu, precum și numerotarea tuturor paginilor care compun fiecare punct, numărul total al paginilor fiind trecut pe prima pagină, sub numărul de ordine și data ședinței, în nartea stângă.
26. Redactarea listei cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, listă care primește număr de înregistrare, fiind inclusă, ulterior, în de ședință.
27. Lista cu punctele propuse pentru suplimentarea ordinii de zi este transmisă persoanei desemnate, în vederea postării pe site-ul instituției, fiind pusă la dispoziția primarului, președintelui de ședință, secretarului general al comunei Solesti și tuturor consilierilor locali, înainte de începerea ședinței de consiliu.
28. Multiplicarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi și punerea lor la dispoziția primarului, președintelui de ședință, comisiei de specialitate și tuturor consilierilor locali.
29. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi în dosarul de ședință.
30. Scanarea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, în format P.D.F.
31. Transmiterea materialelor scanate persoanei desemnate, în vederea postării acestora pe siteul instituției.
32. Includerea punctelor propuse pentru suplimentarea ordinii de zi, scanate, în arhiva electronică a serviciului.
33. Realizarea buletinelor de vot pentru proiectele de hotărâre în cazul cărora este necesară procedura votului secret.
34. Pregătirea Mapei președintelui de ședință.
35. Punerea la dispoziția consilierilor locali a avizelor emise de comisia de specialitate pentru proiectele de hotărâre.
36. Specificarea, în cazul proiectelor de hotărâre aprobate, a numărului hotărârii, a datei adoptării, a numărului de voturi cu care a fost adoptată și introducerea amendamentelor formulate; înaintarea acestora compartimentelor de specialitate pentru refacere.
37. Primirea hotărârilor refăcute, reverificarea lor și multiplicarea în câte patru exemplare originale. 42. Compartimentele de specialitate care au nevoie de hotărâri originale suplimentare le prezintă în numărul de exemplare pe care îl doresc.
38. Semnarea hotărârilor de către președintele de ședință și contrasemnarea lor de către secretarul general al comunei Solesti, precum și ștampilarea hotărârilor și a anexelor acestora cu sigiliul consiliului local, de către salariatii serviciului.
39. Completarea Registrului pentru evidența hotărârilor.
40. Întocmirea adreselor de transmitere a hotărârilor către primar și Instituția Prefectului , adrese care urmează să fie semnate de către secretarul general al comunei Solesti, iar după aceea ștampilate cu sigiliul consiliului local.
41. Întocmirea notei de transmitere a hotărârilor către serviciul, biroul si compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului.
42. Scanarea hotărârilor și operarea tuturor modificărilor survenite asupra vechilor hotărâri de consiliu local , însoțite de nota internă de transmitere a hotărârilor către compartimentului aparatului de specialitate al primarului, precum și transmiterea lor, atât în format P.D.F., cât și în format editabil, persoanei desemnate, în vederea postării pe siteul instituției.
43. Includerea hotărârilor, în format P.D.F. și în format editabil, în arhiva electronică.
44. Transmiterea hotărârilor adoptate primarului și Instituției Prefectului Județului (însoțite de dosarul de ședință, în termenul prevăzut de lege.
45. Îndosarierea hotărârilor adoptate.
46. Întocmirea registrului de ședință, care include toate punctele de pe proiectul ordinii de zi, precum și de pe ordinea de zi suplimentară, proiectele de hotărâre și hotărârile adoptate.
47. Punerea la dispoziția cetățenilor interesați și altor instituții, la solicitare, a hotărârilor adoptate. 53. Audierea înregistrării audio cu desfășurarea ședinței, transcrierea acesteia și redactarea procesuluiverbal al ședinței de consiliu.
48. Corectarea procesului-verbal, înlăturând umele inadvertențe gramaticale și de formulare tehnică, rearanjarea corectă a rezumatelor intervențiilor.
49. Semnarea procesului-verbal de către președintele de ședință și de către secretarul general al comunei Solesti.
50. Scanarea procesului-verbal al ședinței i.
51. Afișarea procesului-verbal, în termen de trei zile de la aprobarea acestuia de către consiliul local, la avizier, precum și pe siteul instituției, încheindase cu această ocazie un proces-verbal de afișare. 58. Afișarea hotărârilor cu caracter normativ adoptate, la avizier, încheindu-se cu această ocazie un proces-verbal de afișare.
52. Intocmirea dosarului de ședință, care cuprinde toate documentele care stau la baza pregătirii, organizării și desfășurării ședinței de consiliu.
53. Indosarierea, numerotarea și inventarierea materialelor de ședință; trimiterea lor, institutiei, pentru copertare și legare.
54. Semnarea dosarului de sedinta de catre secretarului general al comunei și președintelui de ședintă.
55. Arhivarea și predarea materialelor consiliului local, la arhiva instituției.
56. Gestionarea, potrivit prevederilor legale, a Registrului pentru evidența proiectelor de hotărâre, Registrului pentru evidența proiectelor de dispoziții, Registrului pentru evidența hotărârilor, Registrului pentru evidența dispozițiilor, Registrului pentru evidența propunerilor, sugestiilor, opiniilor la proiectele de hotărâre și dispoziții cu caracter normativ, Registrului pentru comunicarea hotărârilor și obiecțiilor formulate, motivate, cu privire la legalitatea acestora, precum și a Registrului pentru înregistrarea refuzurilor de a semna/contrasemna/aviza actele administrative, precum și obiecții cu privire la legalitate efectuate în scris.
57. În situația în care ședințele consiliului local și ale comisiilor de specialitate se desfășoară prin mijloace electronice stabilite prin documentul de convocare, punctele de pe ordinea de zi sunt puse la dispoziția consilierilor locali, în formă scanată, prin postarea lor pe site-ul instituției, de către persoana desemnata; de asemenea, toată corespondența cu consilierii locali este purtată prin mijloace electronice. 65. În situația în care ședințele consiliului local și ale comisiilor de specialitate se desfășoară prin mijloace electronice stabilite prin documentul de convocare, avizul comisiei de specialitate se transmite secretarului general al comunei Solesti, prin mijloace electronice. În același mod, se înaintează avizul

către consilierii locali și inițiatori, după caz, cel Imi târziu în ziua ședinței, anterior aprobării ordinii de zi.

Înregistrarea, comunicarea și arhivarea dispozițiilor primarului

Primirea dispozițiilor primarului, însoțite de referatele de specialitate și/sau alte materiale atașate, de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al primarului, precum și de la serviciile publice organizate în subordinea Consiliului local al comunei Solesti; multiplicarea lor, atunci când este cazul.

2. Verificarea exemplarelor originale ale dispozițiilor și a existenței semnăturii primarului;
3. verificarea existenței referatului de specialitate
4. Contrasemnarea dispozitiei primarului;
5. Ștampilarea dispozițiilor cu sigiliul priman.llui.
6. Înregistrarea dispozițiilor primarului în registrul special deschis la începutul fiecărui an.
7. Înregistrarea, într-un registru special, a dispozițiilor primarului cu caracter normativ.
8. Întocmirea Registrului electronic lunar cu dispozițiile primarului.
9. Afișarea, la avizierul serviciului, a dispozi-ăilor de convocare a consiliului local.
10. Intocmirea adresei de transmitere a dispozițiilor primarului, cu anexa aferentă, dispoziții însoțite de referatele de specialitate, că:re Instituția Prefectului, adresă ștampilată cu sigiliul consiliului local. I I . Transmiterea dispozițiilor primarului, însoțite de referatele de specialitate, către Instituția Prefectului .
11. Redactarea dispoziției primarului de convocare a ședințelor de consiliu (ordinare, extraordinare și extraordinare convocate de îndată).
12. Îndosarierea, numerotarea și inventarierea dispozițiilor, referatelor de specialitate și a altor documente aparținătoare dispoziției.
13. Arhivarea și predarea, la arhivă, a dispozițiilor, referatelor de specialitate și a altor documente aparținătoare dispoziției.
14. Inventarierea tuturor dispozițiilor, referatelor de specialitate și a altor documente aparținătoare dispoziției care au fost arhivate.